2 outils pour travailler mieux en moins de temps

Je vous ai récemment proposé de découvrir deux excellents outils pour ancrer vos rêves et mettre sur papier vos grandes idées et nos projets :  le tableau de Vision et le MindMapping,

Nombreux sont ceux qui nous ont écrit pour nous remercier de ce partage de ressources alors pour vous aider à préparer la rentrée et pour vous aider à avancer pas à pas à la réalisation de ces belles idées, je vous propose deux outils que je mets au coeur de mon quotidien : la méthode KANBAN, et plus précisément, le logiciel gratuit en ligne “KanbanFlow”accompagnée de la technique POMODORO.

Mon équipe et moi-même profitons pleinement de ces outils d’autant plus que nous devons gérer notre travail et nos projets à distance, certains d’entre nous étant en Californie et d’autres en France.

Le KANBAN pour suivre l’avancement des tâches à réaliser – étape par étape

Le Kanban, qu’est-ce que c’est ?

Le Kanban, c’est comme un bureau portable qui tient compte des tâches de chaque personne dans l’équipe et qui nous rappelle à l’ordre. C’est un excellent outil visuel qui assure aussi une meilleure communication et collaboration en temps réel et un “flow” ou une bonne circulation sur les tâches à exécuter.

Un kanban (カンバン ou 看板, terme japonais signifiant « regarder le tableau ») est une simple méthode en ligne aujourd’hui qui repartit les tâches en quatre colonnes dans un tableau : A FAIRE,  A FAIRE AUJOURD’HUI, EN COURS, FAIT.

Si vous n’en pouvez plus de votre exécrable TO DO liste, vous allez adorer le Kanban.

 

Comment créer son Kanban

ETAPE 1 – Créer son compte et ses tableaux. Chaque personne dans l’équipe crée son compte individuel et peut se créer des tableaux de tâches. Certains tableaux sont individuels et d’autres peuvent être partagés avec d’autres membres de l’équipe.

ETAPE 2 – Créer ses tâches. Quand nous sommes en réunion, que nous lisons nos mails ou dès que nous pensons à une tâche que nous avons à accomplir nous polluons notre tête. Ruminer et laisser nos idées tournoyer nous empêchent d’être présents dans l’instant présent, alors nous ancrons nos idées en créant une tâche concrète dans la colonne TO DO/ A FAIRE de notre tableau. Si nous le souhaitons nous pouvons aussi en profiter pour estimer le temps que la tâche devrait nous prendre. J’aime utiliser un code couleur pour organiser nos tâches, par exemple : “jaune” pour les tâches administratives, “vert” pour les tâches concernant J’arrête de râler, “violet” pour tout ce qui concerne l’écriture de mon prochain livre, “orange” pour les tâches relatives à mes séminaires Wake Up, et “rouge” pour mon programme de coaching Le {Cercle}, etc.

Si je travaille seule sur mon tableau cela me permet de voir en un rapide coup d’œil toutes les tâches à accomplir et cela me permet surtout de ne rien oublier.

Si je travaille avec une équipe sur mon tableau, je peux suivre la liste des choses que les membres de mon équipe vont entreprendre dans les jours à venir. Je peux aussi créer des tâches et les assigner à un membre de mon équipe  et vice-versa.

ETAPE 3 –  Choisir les tâches du jour. Chaque jour nous commençons notre journée en faisant glisser les tâches dans la 2ème colonne “DO TODAY/ FAIRE AUJOURD’HUI”. Nous tenons compte du temps que nous avons pour travailler le jour J et nous nous assurons d’y mettre des tâches urgentes mais aussi des tâches concernant les projets de fond qui nous tiennent à cœur.

ETAPE 4 – Faire circuler les tâches. Quand une tâche est finie, nous la faisons glisser dans la colonne DONE/FAIT ou si nous sommes en attente de quelque chose pour finir nous la faisons glisser dans la colonne IN PROGRESS/ EN COURS.

Attention, le principe même du KanbanFLOW est que les tâches CIRCULENT ! Le système nous alertera si certaines tâches restent coincées trop longtemps dans la colonne IN PROGRESS. Cela veut peut-être dire que notre tâche est trop grosse et que nous devons la décomposer en plusieurs petites tâches et les réintégrer dans notre colonne TO DO/ A FAIRE.

Cette méthode de travail, contrairement à la fameuse linéaire et ennuyeuse TO DO liste, permet d’avoir toujours à l’oeil et en visibilité les tâches en cours et surtout de rester constamment en mouvement entre le A FAIRE et le FAIT !

“On ne peut rien accomplir à pas de géant. Qui que nous soyons ou quelque soit notre métier, nous devons tous avancer à petit pas pour réaliser une tâche, un travail, une carrière ou même une passion.” Catherine Pulsifer, The Little Steps

La Technique POMODORO pour gérer son temps efficacement et mettre fin à la procrastination

Un outil de gestion du temps

KanbanFlow vous propose aussi  de gérer votre charge de travail conjointement avec la technique du Pomodoro. “The Pomodoro Technique” (ou littéralement la technique de la tomate) est une technique très simple et très efficace de gestion du temps, destinée à mettre fin à la procrastination et à augmenter notre efficacité et notre satisfaction dans nos projets.

 

J’utilise moi-même la technique du Pomodoro en me bloquant des plages de travail intensives de 2 à 4 heures par jour durant lesquelles je me concentre sur certaines tâches indiquées dans mon Kanban.

Les principes de la méthode Pomodoro

  • Un Pomodoro dure 2 heures.
  • Chaque tâche est découpée en segment de 25 minutes
  • Pendant 25 minutes on se concentre à 100% sur une tâche (pas de téléphone, pas de pause pipi, pas de pause café, pas de mail, pas d’internet).
  • Après chaque segment de 25 minutes, je fais une pause de 5 minutes – j’en profite pour me lever, répondre à un mail urgent ou envoyer un sms important.
  • Après 4 segments de 25 minutes + 5 minutes de pause, je peux m’accorder une pause plus longue de 15 minutes durant laquelle je bouge, je danse, je me nourris ou je bois un verre d’eau.
  • Et si je le peux, je repars pour un autre Pomodoro de 2 heures. Déjà, si je fais un Pomodoro par jour, je suis déjà bien satisfaite.

Voilà, j’espère que ces deux outils vous plairont autant qu’à moi et à mon équipe.

Maintenant vous êtes prêt à mieux gérer votre temps et poser des actes à la hauteur de vos ambitions !

 

Aller plus loin ensemble ?

Je vous invite à saisir l’opportunité de l’été pour garder le cap sur ce qui vous fait vibrer !

Et, si vous ressentez le besoin d’être accompagné.e, je serai ravie d’en savoir plus sur votre situation actuelle, vos projets et vos blocages. Découvrez mon programme de coaching en ligne, le {Cercle} et soumettez votre candidature pour rejoindre notre groupe dès le premier appel de septembre.

Love & Respect,

Christine Lewicki